Każdy z użytkowników (lub grupa użytkowników) ma zdefiniowane uprawnienia do używania poszczególnych funkcji programu. Jeśli jakaś funkcja nie jest dostępna dla zalogowanej w programie osoby (np. opcje manadżerskie „Manager”), wówczas ich przyciski nie pojawiają się w ekranach:
lub program wyświetla w pasku stanu komunikat o braku uprawnień do danej funkcji, np. do anulacji artykułów po wysłaniu ich na drukarki bonowe:
Uprawnienia użytkowników definiowane są w programie NextPOS Manager.